RIO stwierdziła 31 nieprawidłowości

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie przeprowadziła na początku 2017 roku kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Jedlnia-Letnisko. Kontrola objęła okres 2016 roku w powiązaniu z bilansem zamknięcia 2015 roku i otwarcia 2017 roku. Komisja RIO stwierdziła 31 nieprawidłowości, wobec których wydała zalecenia. Kontrola RIO zbiegła się z rezygnacją Marcina Narożnika z funkcji skarbnika gminy Jedlnia-Letnisko.

Prezes RIO Wojciech Tarnowski wydał następujące zalecenia pokontrolne:

W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych:

1. Stwierdzono:
Nie przeprowadzono kontroli finansowej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Jedlni – Letnisko w zakresie wykorzystania dotacji za I półrocze 2016r. na działalność statutową tej instytucji kultury, która powinna być zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wójta Gminy planem kontroli zarządczej na rok 2016 (str. 3 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać własnych zasad w zakresie przeprowadzania kontroli zarządczej, ustalonych prz       ez Wójta Gminy w zatwierdzonym planie kontroli oraz w wewnętrznym regulaminie przyjętym Zarządzeniem nr 16/2011 z dnia 16.05.2011r.

2. Stwierdzono:
Statut Gminy nie zawiera aktualnego wykazu jednostek organizacyjnych Gminy (str. 5 protokołu).
Wnioskuję:
Doprowadzić do zgodności ze stanem faktycznym uregulowania wewnętrzne dotyczące organizacji Gminy. Na mocy art. 30 ust. 2 pkt. 1 w związku z art. 18 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U z 2016 r., poz. 446 z późn. zm.) przygotować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały uwzględniający dyspozycję wskazaną w art. 22 wymienionej ustawy o samorządzie gminnym.

3. Stwierdzono:
Dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała aktualnego wykazu programów wykorzystywanych do prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, wraz z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (str. 9 protokołu).
Wnioskuję:
Zaktualizować dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) w zw. z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2016r., poz. 1047 z późn. zm.).

4. Stwierdzono:
Wójt Gminy w wewnętrznych regulacjach jednostki nie ustalił na piśmie rocznych stawek amortyzacyjnych dla wartości niematerialnych i prawnych podlegających stopniowemu umarzaniu (str. 83 protokołu)
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 16m ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz. U. z 2016r. poz. 1888 z późn. zm. ), a także art. 32 ust. 3 w związku z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2016r., poz. 1047 z późn. zm.).

W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

5. Stwierdzono:
Przysługującą pracownikowi Urzędu częściową kwotę zwrotu wydatków poniesionych przez niego na zakup okularów korekcyjnych w ramach ustalonego przez Wójta Gminy limitu, udokumentowanych fakturą wystawioną na pracownika przez firmę „Visomedica”, ujęto w księgach rachunkowych jednostki na koncie „201” jako zobowiązanie wobec tej firmy, zamiast na koncie „234” jako zobowiązanie wobec pracownika ( str. 8 protokołu)
Wnioskuję:
Rozrachunki związane z dofinansowaniem pracownikom zakupu okularów korygujących wzrok w wysokości określonego limitu ujmować na koncie „234” zakładowego planu kont Urzędu. Przestrzegać zasad funkcjonowania kont „201” i „234” stosownie do ich treści ekonomicznej wskazanych w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2013r., poz. 289 z późn. zm.).

6. Stwierdzono:
Niektóre zapisy w dzienniku Urzędu zawierały błędne numery identyfikacyjne dowodów księgowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze (str. 10, 11 protokołu)
Wnioskuję:
Zapisy w księgach rachunkowych prowadzić w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi stosownie do art. 14 ust. 2 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2016r., poz. 1047 z późn. zm.).

7. Stwierdzono:
Nie przestrzegano zakładowego planu kont Urzędu ustalonego przez Wójta Gminy Zarządzeniem nr 282/2013 z dnia 29.11.2013r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w zakresie prowadzonej ewidencji księgowej majątku trwałego i jego umorzenia:
-ewidencję umorzenia podstawowych wartości niematerialnych i prawnych prowadzono na koncie „072” zamiast na koncie „071”,
-ewidencję pozostałych wartości niematerialnych i prawnych umarzanych jednorazowo prowadzono na koncie „021”, którego nie ujęto w obowiązującym zakładowym planie kont Urzędu,
-zaewidencjonowano na koncie „011” i umarzano stopniowo środek trwały o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł, mimo że zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami powinien on być ujęty na koncie „013” i umorzony jednorazowo w momencie oddania do użytkowania (str. 15, 82, 83 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać wewnętrznych zasad rachunkowości przyjętych przez Wójta Gminy mając na uwadze wymóg określony w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2016r., poz. 1047 z późn. zm.). W przypadku konieczności zmian w prowadzonej ewidencji księgowej dostosowanej do specyfiki i potrzeb jednostki, na podstawie art. 10 ust. 2 wyżej wymienionej ustawy zaktualizować dokumentację opisującą przyjętą politykę rachunkowości, w tym zakładowy plan kont Urzędu kierując się zasadami zawartymi w § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013r. poz. 289 z późn. zm.).

8. Stwierdzono:
Wpływ na rachunek budżetu Gminy części subwencji oświatowej w grudniu 2015r. na styczeń 2016r. w kwocie 845.842 zł zaewidencjonowano równolegle w księgach rachunkowych Urzędu (jednostki) zapisem Wn „130” Ma „840”, w konsekwencji czego dokonano zmniejszenia funduszu jednostki roku 2015 o kwotę tej subwencji w wyniku przeksięgowania jej na koniec roku 2015 z konta „130” – Rachunek bieżący jednostki, na konto „800” – Fundusz jednostki . (str. 15 protokołu).
Wnioskuję:
Wpływ subwencji w grudniu na styczeń następnego roku budżetowego ewidencjonować wyłącznie w księgach rachunkowych budżetu Gminy zapisem Wn „133” Ma „909”. W następnym roku budżetowym kwotę tej subwencji ujmować w dochodach budżetu Gminy zapisem Wn „909” Ma „901” i jednocześnie jako przychód w księdze głównej Urzędu Gminy, mając na uwadze przepis § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2013r., poz. 289 z późn. zm.), a także stosownie do zasad funkcjonowania wyżej wymienionych kont budżetu i urzędu wskazanych w załącznikach nr 2 i 3 do tego rozporządzenia.

W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego:

9. Stwierdzono:
Przypisu podatku od nieruchomości zadeklarowanego przez osoby prawne dokonywano niezgodnie z datą wpływu deklaracji podatkowych, a podatnikom rozpoczynającym prowadzenie działalności gospodarczej w 2016r. przypisu wymierzonego podatku dokonywano niezgodnie z datą odbioru decyzji wymiarowej (str. 20, 21, 22, 23, 24  protokołu).
Wnioskuję:
Dokonując przypisu podatku od nieruchomości osobom prawnym i osobom fizycznym stosować przepisy § 4 ust.1 pkt 1 i 2 w związku z §11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) oraz art. 21 §1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa. (Dz. U. z 2017r., poz. 201).

10. Stwierdzono:
Nie egzekwowanie terminowego składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych od podatników, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej w 2016r. oraz od tych podatników, którzy w 2015r. rozpoczęli użytkowanie nowo wybudowanych budynków mieszkalnych (str. 22, 23, 24, 25 protokołu).
Wnioskuję:
Od wszystkich podatników będących osobami fizycznymi, zobowiązanymi do składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, egzekwować obowiązek ich składania w ciągu 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w podatku od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych. (Dz. U. z 2016r., poz. 716).
Na podstawie art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017r., poz. 201) wzywać podatników do złożenia informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych.

11. Stwierdzono:
W 2016r. nie dokonano korekty pierwotnie wymierzonego podatku od nieruchomości u P. Elżbiety B., która od 1.07.2016r. rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej i w złożonej w dniu 11.07.2016r. korekcie informacji w sprawie podatku od nieruchomości wykazała do opodatkowania pow. 15,00 m2 budynku związanego z tą działalnością (str. 23 protokołu).
Wnioskuję:
Wymierzając podatek od nieruchomości od budynków przestrzegać treści art. 4 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016r., poz. 716). Jako podstawę wymiaru przyjmować dane wynikające za złożonych organowi podatkowemu informacji podatkowych. Wydawać decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego mając na uwadze art.6 ust.3 i 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

12. Stwierdzono:
Inkasenci podatkowi dokonując poboru podatków, pobierali również zaległości podatkowe (str. 29, 30 protokołu).
Wnioskuję:
Zobowiązać inkasentów, aby zaprzestali pobierania zaległości podatkowych i postępowali zgodnie z art.9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017r., poz.201) i §2 ust.1 pkt 1rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych j.s.t. (Dz. U. z 2010r., Nr 208, poz. 1375).

13. Stwierdzono:
Do Zakładowego Planu Kont, jak również do ewidencji księgowej, nie wprowadzono pozabilansowego konta księgowości podatkowej „ 991” – Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników ( str. 30 protokołu).
Wnioskuję:
Zaprowadzić pozabilansową (syntetyczną, analityczną i szczegółową) ewidencję rozrachunków z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników stosownie do dyspozycji zawartej w §12 i §26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208, poz. 1375).
Zgodnie z postanowieniami art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2016r., poz. 1047 z późn. zm.) dostosować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości do wymogów w/w rozporządzenia.

14. Stwierdzono:
Przypadki braku pieczęci z adnotacją dotyczącą daty wpływu do Urzędu Gminy deklaracji na podatek od środków transportowych (str. 31, 32 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać zasady ujmowania w rejestrze kancelaryjnym każdej wpływającej do Urzędu Gminy korespondencji i zamieszczać pieczęć z datą wpływu, stosownie do przepisów § 42 ust. 2 w związku z przepisami §7 pkt 6 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

15. Stwierdzono:
Nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb – 27S i Rb – PDP za okres od początku roku do dnia 31.12.2016r. w wyniku wykazania nieprawidłowej kwoty: skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości od osób fizycznych, skutków udzielonych zwolnień w podatku od nieruchomości od osób prawnych, skutków umorzenia zaległości w podatku od środków transportowych od osób fizycznych (str. 36, 37 protokołu).
Wnioskuję:
W sporządzanych sprawozdaniach Rb – PDP i Rb – 27S wykazywać rzeczywiste skutki udzielonych zwolnień, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9, 10, 11 i § 8 ust. 3 „Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych j. s. t.”, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016r., poz. 1015).

16. Stwierdzono:
Brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy na umowie zawartej w roku 2016 z Bankiem Spółdzielczym w Pionkach o prowadzenie rachunków bankowych (str. 6 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016r. poz. 446 z późn. zm.), a także wewnętrznych zasad określających zadania Skarbnika Gminy wskazanych w Regulaminie Organizacyjnym przyjętym przez Wójta Gminy Zarządzeniem nr 223/2013 z dnia 21 maja 2013r. z późn. zmianami.

17. Stwierdzono:
Analiza wynagrodzeń pracowników Urzędu wykazała, że:
-Skarbnikowi Gminy ustalono wynagrodzenie zasadnicze z określeniem kategorii zaszeregowania. Wysokość dodatku funkcyjnego określono kwotowo bez wskazania grupy– poziomu dodatku funkcyjnego i procentu najniższego wynagrodzenia zasadniczego z tabeli minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych,
-Sekretarzowi Gminy ustalono kwotowe wynagrodzenie zasadnicze bez określenia kategorii zaszeregowania zawartej w załączniku nr 1 do regulaminu wynagradzania a wysokość dodatku funkcyjnego bez określenia grupy – poziomu tego dodatku i procentowej wysokości,
-w angażach pracowników występują braki określające procentową wysokość dodatku funkcyjnego a także kategorie zaszeregowania (str. 43 protokołu).
Wnioskuję:
Skarbnikowi Gminy określać wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny zgodnie z Tabelą nr III załącznika Nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 roku, poz. 1786). Sekretarzowi Gminy i pracownikom Urzędu ustalić składniki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego stosownie do uregulowań wewnętrznych określonych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu wprowadzonym zarządzeniem Nr 401/2015 Wójta Gminy z dnia 3 lutego 2015 roku i zmianą do tego zarządzenia wprowadzoną zarządzeniem Nr 39/2015 z dnia 1 czerwca 2015 roku. Angaże pracowników doprowadzić do zgodności ze wskazanymi przepisami rozporządzenia i wewnętrznym regulaminem wynagradzania.

18. Stwierdzono:
Zarządzenie nr 108/2012 Wójta Gminy z dnia 30 marca 2012 roku w sprawie maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia kierowników i zastępców kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych podległych Urzędowi Gminy – wydane na podstawie art. 39 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych nie określało maksymalnej wysokości tego wynagrodzenia. W zarządzeniu zapisano, ze dla kierowników i ich zastępców ustala się dodatek funkcyjny oraz ustala się maksymalne miesięczne wynagrodzenie dla kierownika jednostki 4.800zł. a dla zastępcy: 4.600zł. (str. 43 i 44 protokołu).
Wnioskuję:
Na podstawie art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016r., poz. 902), wydać stosowne zarządzenie określające całkowite maksymalne wynagrodzenie miesięczne dla osób zatrudnionych na wymienionych stanowiskach obejmujące wszystkie składniki wynagrodzenia składające się na wysokość maksymalnego wynagrodzenia kierowników i ich zastępców w podległych jednostkach budżetowych.

19. Stwierdzono:
Kierownikowi GOPS-u przyznano kwotowy dodatek specjalny bez określenia procentowej wielkości. W regulaminie wynagradzania zapisano, że dodatek ten wynosi od 20% do 40% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego (str. 44 protokołu).
Wnioskuję:
Przyznając dodatki specjalne pracownikom Urzędu, przestrzegać wewnętrznych regulacji prawnych określonych w § 7 pkt. 2 regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu, wprowadzonych zarządzeniem Nr 401/2015 Wójta Gminy z dnia 3 lutego 2015 roku w związku z art. 39 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902).

20. Stwierdzono:
Analiza wypłaconego wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy nr RIGP 272.01.2014 o świadczenie usług pocztowych, zawartej 31 stycznia 2014 roku pomiędzy Gminą a Pocztą Polską S.A w Warszawie na okres od 1 lutego 2014 roku do 31 grudnia 2016 roku wykazała, że wynagrodzenie określone w § 5 umowy (płatne na podstawie faktur VAT wystawianych w okresach miesięcznych) za cały okres obowiązywania umowy wynosiło: 364.423,50zł. Faktury wystawione przez wykonawcę usług pocztowych w okresie obowiązywania umowy stanowiły kwotę: 416.998,95zł. Kwota wypłaconego wynagrodzenia przekraczająca wartość umowy wyniosła: 52.575,45zł. Zmiany wynagrodzenia stosownie do ustaleń zawartych w umowie (§ 7 pkt. 4 ) nie wprowadzono. Ponadto w § 5 pkt. 2 umowy zapisano, że „z chwilą osiągnięcia kwoty 364.423,50zł., umowa wygasa i to niezależnie od terminu jej obowiązywania. Obowiązek kontrolowania wartości umowy w wymienionym zakresie należał do Zamawiającego”. Zamawiający nie uzasadnił w formie pisemnej decyzji o udzieleniu zamówienia ponad wartość umowy, temu samemu wykonawcy. Wynagrodzenie z tytułu zamówienia określone w § 5 pkt. 2 umowy na kwotę: 364.423,50zł. zostało wyczerpane w całości na dzień 16.08.2016 roku. Od tego dnia do końca roku, na podstawie faktur wystawionych przez wykonawcę zadania – Pocztę Polską S.A. zapłacono wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie 52.575,45zł. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, nie określił w formie pisemnej wartości tego zamówienia na okres od 16.08.2016 roku (dnia wygaśnięcia umowy) do 31.12 2016 roku ( str. protokołu)
Wnioskuję:
Przestrzegać obowiązków i praw wynikających z zawartych umów na realizację zadań określonych tymi umowami. Przed wszczęciem postępowania, obowiązkiem Zamawiającego jest każdorazowe oszacowanie wartości zamówienia celem ustalenia obowiązku stosowania ustawy „p.z.p”. Czynności związane z ustaleniem zamówienia winny być udokumentowane. Bezwzględnie stosować się do obowiązku pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do czego zobowiązuje art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.). Określać wartość szacunkową zamówienia stosownie do wymogów art. 32 ust. 1 i art. 34 ust.1 pkt.1 wymienionej ustawy „pzp”.
Na mocy art. 68 ust. 1 i ust.2 pkt.1 i 2 cyt. ustawy przeprowadzać skutecznie kontrolę w zakresie prawidłowości i efektywności działania mając na uwadze odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej zawartą w art. 53 ust.1 wskazanej ustawy finansów publicznych.

21. Stwierdzono:
a/ wydatki związane z zakupem środków żywności na potrzeby sekretariatu Urzędu Gminy klasyfikowano do § 4210- materiały, zamiast do § 4220- zakup środków żywności,
b/ do § 4300 zamiast do § 4270 zaliczano wydatki na remonty dróg gminnych,
c/ dotacje dla organizacji pożytku publicznego klasyfikowano w § 2820 zamiast w § 2360 (str. 47 i 52 protokołu).
Wnioskuję:
Stosować prawidłową klasyfikację budżetową wydatków budżetowych przestrzegając przepisów § 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz. 1053 z późn. zm.).

22. Stwierdzono:
Delegując pracowników Urzędu do odbycia podróży służbowej, wskazywano im w poleceniach wyjazdu samochód prywatny, którym pracownik odbędzie podróż. Pracownicy nie występowali z wnioskiem o wyrażenie zgody na przejazd w podróży służbowej środkiem transportu niebędącym własnością pracodawcy. Nie określono stawki za jeden kilometr przebiegu stanowiącej podstawę rozliczenia kosztów delegacji (str. 47 protokołu).
Wnioskuję:
Nie wskazywać odgórnie pracownikowi samochodu prywatnego do odbycia podróży służbowej. Określić wewnętrzne regulacje w tym zakresie tj. opracować wzór wniosku, z którym pracownik będzie się zwracał o zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem. Określić stawkę za jeden kilometr przebiegu i sposób udokumentowania ilości przejechanych kilometrów. Przestrzegać przepisów § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013r., poz. 167).

23. Stwierdzono:
Ryczałty miesięczne za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych dla Wójta i Sekretarza Gminy oraz pracowników Urzędu były wypłacane w nieprawidłowej wysokości. Ponadto oświadczenia miesięczne składane przez pracowników na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych były niezgodnie z marką samochodu wpisaną do umowy cywilno – prawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem (str. 48 protokołu).
Wnioskuję:
Przy obliczaniu ryczałtu miesięcznego przestrzegać przepisów § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 roku, Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) oraz zapisów umowy zawartej na podstawie § 1 ust. 1 wym. rozporządzenia. Sprawować skuteczną kontrolę merytoryczną i rachunkową oświadczeń składanych przez pracowników w zakresie zgodności z umową rodzaju samochodu wykorzystywanego do celów służbowych oraz wysokości przysługującego miesięcznego ryczałtu.

24. Stwierdzono:
W konkursie otwartym ofert na powierzenie realizacji zadania publicznego w zakresie kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na zadanie rozwój i promocja i kultury pn.” „Organizowanie imprez oraz przedsięwzięć dla dzieci, młodzieży i osób dorosłych z Gminy Jedlnia – Letnisko” naruszono przepisy dotyczące zasad udzielania i przekazania dotacji z budżetu Gminy podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku.
Nie odrzucono oferty Stowarzyszenia „Jedlnia Dzieciom”, która zawierała organizację zajęć kulturalnych i ogólnorozwojowych z zakresu rozwoju i promocji kultury jak i zajęć sportowych, objętych drugim otwartym konkursem ofert dotyczącym realizacji zadania publicznego w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu pn. „Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu poprzez organizowanie zajęć dla dzieci, młodzieży i osób dorosłych z Gminy Jedlnia – Letnisko” (str. 54 i 55 protokołu).
Wnioskuję:
Dokonując oceny i wyboru ofert, zwracać szczególną uwagę na rodzaj zadania, tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert, zawarte w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert stosownie do wymogów określonych w art. 13 ust. 2 pkt 1 i art. 15 ust. 1 wymienionej ustawy. Odrzucać oferty wykraczające poza zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji w ogłoszonym konkursie ofert, o którym mowa w art. 14 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2014 roku, poz.1118 z późn zm.).

25. Stwierdzono:
Analiza dotacji celowych udzielonych z budżetu Gminy dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku na mocy przepisów art. 221 ust. 2 ustawy finansów publicznych tj. zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24.04. 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wykazała, że:
a/po rozstrzygnięciu konkursu i przyznaniu dotacji, zaktualizowana oferta Stowarzyszenia „Jedlnia Dzieciom” nie zawierała daty sporządzonej aktualizacji kosztów,
-umowy zawarte ze Stowarzyszeniami „Gminy Klub Seniora”, „Jedlnia Dzieciom” oaz z Klubem Sportowym „Jodła” nie zawierały wszystkich danych określonych ramowym wzorem umowy,
b/sprawozdania końcowe z wykonania zadań publicznych przez wymienione organizacje pożytku zostały sporządzone niezgodnie z ramowym wzorem sprawozdania (str.54, 55 i 57 protokołu).
Wnioskuję:
Egzekwować od organizacji pożytku publicznego przestrzeganie przepisów § 1 pkt. 1, 3 i 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 roku, po 1300).

26. Stwierdzono:
W umowach zawartych z organizacjami pożytku publicznego: w dniu 4 kwietnia 2016 roku z „Gminnym Klubem Seniora” i w dniu 24 marca 2016 roku z „Klubem Sportowym Jodła” na realizację zadań publicznych, określono termin rozpoczęcia ich realizacji przed dniem ogłoszenia wyników konkursu. Termin realizacji zadań określono od 01.03 do 31.12.2016 roku, podczas gdy zatwierdzenie wyników konkursu nastąpiło 17 marca 2016 roku (str. 53 i 56 protokołu).
Wnioskuję:
Powierzanie realizacji zadań publicznych odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert. W umowach zawartych z organizacjami pożytku publicznego określać termin realizacji zadań publicznych po ogłoszeniu wyników otwartego konkursu ofert mając na uwadze przepisy art. 15 ust. 4 w związku z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2014 roku, poz.1118 z późn. zm.).

27. Stwierdzono:
W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych w 2016 roku , w części II w poz. Przetarg nieograniczony: „dostawy wartość zawartych umów bez podatku VAT” wykazano kwotę brutto z 23% podatkiem VAT: 536.003,45zł. Wartość netto wynosiła: 435.775,16zł. (str. 58 protokołu).
Wnioskuję:
Przy sporządzaniu sprawozdania przestrzegać treści sprawozdania stanowiącego załącznik Nr 1 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. z 2016 r., poz. 2038).

28. Stwierdzono:
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na zakup energii elektrycznej na potrzeby Gminy Jedlnia – Letnisko:
a/ S.I.W.Z. nie zawierała podpisu,
b/ w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia, zamieszczonym w BZP, w dniu 22.03.2016 roku pod nr 64984-2016
-w pkt. IV.2 liczba otrzymanych ofert: zapisano 9, podczas gdy w prowadzonym postępowaniu wpłynęło 7 ofert,
-w pkt. IV.6 –informacja o cenie/koszcie oferty z najwyższą ceną/kosztem podano 547.909,12zł., podczas gdy oferta z najwyższą ceną/kosztem wynosiła: 564.279,42zł. (oferta odrzucona) (str. 60 protokołu).
Wnioskuję:
Kierownik Zamawiającego, wykonuje czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia i odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia do czego zobowiązuje art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.). Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia sporządzać zgodnie z treścią wzoru i stanem faktycznym wynikającym z postępowania o udzielenie zamówienia. Przestrzegać przepisów § 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 roku (Dz.U. z 2016 roku, poz. 1127).

29. Stwierdzono:
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonym w 2016 roku w trybie przetargu nieograniczonego na „Odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych powstających w nieruchomościach na terenie Gminy Jedlnia-Letnisko w roku 2017”:
a/ wniosek o wszczęcie procedury postępowania o udzielenie zmówienia publicznego określający wartość szacunkową zamówienia oraz ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczone w BZP w dniu 21.12.2016 roku pod nr 371403-2016 zatwierdziła bez stosownego upoważnienia p. Sekretarz Gminy,
b/w ogłoszeniu o udzielenie zamówienia, w pkt. IV. 6 – informacja o cenie wybranej oferty, wartości umowy oraz o ofertach z najniższą i najwyższą ceną przedstawiono:
-cena wybranej oferty: 844.800zł. Cena oferty wynosiła: 912.384zł.,
-oferta z najniższą ceną: 844.800zł. Cena najniższej oferty wynosiła: 912.384zł.
-oferta z najwyższą ceną: 1.210.879,08zł. Cena najwyższej oferty wynosiła 1.307.748zł. (str. 61 protokołu).
Wnioskuję:
a/ na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych – (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego. Upoważnienie powinno być indywidualnie wydane pracownikowi z wymienieniem czynności z zakresu postępowania przetargowego, które zostaną mu powierzone. Bezwzględnie stosować przepisy prawa w wymienionym zakresie.
b/ ogłoszenie o udzieleniu zamówienia sporządzać zgodnie z treścią wzoru i stanem faktycznym wynikającym z postępowania o udzielenie zamówienia. Przestrzegać przepisów § 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 20 (Dz.U. z 2016 roku, poz. 1127).

30. Stwierdzono:
W postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „przebudowę nawierzchni w Jedlni Letnisko część I: ul. 15-Grudnia, część II: remont nawierzchni ul. 1 Maja, Wrzosów i Myśliszewice, i część III: przebudowa nawierzchni ul. Aleksandrowska:
a/ kosztorysy inwestorskie stanowiące podstawę ustalenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowane nie zawierały daty sporządzenia (65 i 65 protokołu),
b/ Zamawiający nie wywiązał się z zapisów umów na roboty budowlane w zakresie obowiązku powołania inspektora nadzoru do nadzoru procesu inwestycyjnego jak i odbioru robót zgłaszanych przez wykonawców:
-w umowach: 9a/16 na wykonanie zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa nawierzchni ul. 15- Grudnia w Jedlni- Letnisko”, 9b/16 na „Remont nawierzchni ul. 1 Maja, Wrzosów i Myśliszewice” i 9c/16 na wykonanie zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa nawierzchni ul. Aleksandrowskiej w Jedlni- Letnisko”, w § 6 i 7 „ogólne warunki realizacji i odbioru” zapisano, że „w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy, Zamawiający ustanowi inspektora bądź inspektorów nadzoru inwestorskiego a wykonawca kierownika robót. Odbioru robót będą dokonywać inspektorzy nadzoru na podstawie zgłoszenia wykonawcy”. Warunki płatności określone w § 9 umowy: „na podstawie faktur wystawianych za roboty faktycznie wykonane i odebrane przez inspektorów nadzoru. Podstawą wystawienia faktury będzie wyłącznie zweryfikowany i podpisany przez kierownika budowy i inspektora nadzoru protokół odbioru robót”. Obowiązku nie respektowano ( str. 68 i 69 protokołu),
c/ środki Gminy na realizacje zadania – remont nawierzchni ul. 1 Maja zabezpieczono w budżecie- planie wydatków bieżących, w dz. 600. rozdz. 60016 § 4300 (str. 68 protokołu),
d/ ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na remont ul. 1 Maja, Wrzosów, Myśliszewice zamieszczone w BZP, w dniu 08.12.2016 roku pod nr 362336-2016 roku podpisał kierownik Referatu Inwestycji bez stosownego imiennego upoważnienia wydanego przez kierownika Zamawiającego,
-w pkt. IV. 6 ogłoszenia – informacja o cenie wybranej oferty, wartości umowy oraz o ofertach z najniższą i najwyższą ceną – przedstawiono -cenę wybranej/z najniższą ceną oferty 152.075zł., podczas gdy cena tej oferty wynosiła: 187.052,25zł. (str. 68 protokołu),
-ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na przebudowę ul. 15 Grudnia i ul. Aleksandrowskiej zamieszczone w BZP w dniu 28.12.2016 roku pod nr 374494-2016 podpisał kierownik Referatu Inwestycji,
-w pkt. IV. 6 – informacja o cenie wybranej oferty, wartości umowy oraz o ofertach z najniższą i najwyższą ceną przedstawiono:
dla części I zamówienia (umowa nr 9a/2016 na przebudowę ul. 15 Grudnia)
-cena wybranej oferty: podano 128.611,86zł. Cena oferty wynosiła: 158.192,59zł.,
-oferta z najniższą ceną: wpisano 113.329,10zł. Cena najniższej oferty: 139.394,79zł.
-oferta z najwyższą ceną/kosztem: podano 128.611,86zł. Cena najwyższej oferty wynosiła 158.192,59zł.,
dla części III zamówienia (umowa nr 9c/2016 na przebudowę ul. Aleksandrowskiej)
-cena wybranej oferty: podano 175.042,85zł. Cena oferty wynosiła: 215.302,71zł.,
-oferta z najniższą ceną: podano 175.042,85zł. Cena najniższej oferty: 215.302,71zł.,
-oferta z najwyższą ceną/kosztem: podano 184.509,11zł. Cena najwyższej oferty wynosiła 226.946,21zł. (str. 70 protokołu).
Wnioskuję:
a/ przestrzegać terminów ustalania wartości szacunkowej zamówienia określonych w art. 35 ust. 1 w związku z art. 33 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych – (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.),
b/ zapis umowy na roboty budowlane w sposób jednoznaczny obligował inwestora do ustanowienia inspektora nadzoru nad realizacją budowy i odbioru robót. Bezwzględnie respektować zapisy umów, zapewniające fachowy nadzór budowlany i zgodność realizowanych robót z projektem. Przestrzegać przepisów art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane ( Dz. U. z 2016 roku, poz. 290 z późn. zm.),
c/ planując wydatki budżetowe na remonty dróg klasyfikować je w § 4270. Stosować prawidłową klasyfikację budżetową wydatków budżetowych przestrzegając przepisów § 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz. 1053 z późn. zm.),
d/ na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) prawidłowo powierzać pracownikom Urzędu czynności z zakresu postepowania przetargowego, zastrzeżone dla kierownika Zamawiającego,
– ogłoszenie o udzieleniu zamówienia sporządzać zgodnie z treścią wzoru i stanem faktycznym wynikającym z postępowania o udzielenie zamówienia. Przestrzegać przepisów § 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 20 (Dz.U. z 2016 roku, poz. 1127).

W zakresie gospodarki mieniem:

31. Stwierdzono:
Nie uregulowano formy prawnej władania nieruchomościami komunalnymi przez jednostkę organizacyjną Gminy pn. „ Gminny Ośrodek Kultury” (str. 5 protokołu).
Wnioskuję:
Uregulować formę władania nieruchomościami przez instytucję kultury przestrzegając przepisów art. 56 w związku z art. 4 pkt. 9 lit.) a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016r. poz. 2147 z późn. zm.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnymi są:
– Wójt Gminy,
– Skarbnik Gminy.
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 561) – Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Całość jest dostępna tutaj: bip.warszawa.rio.gov.pl

Ten wpis został opublikowany w kategorii Dokument. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

4 odpowiedzi na „RIO stwierdziła 31 nieprawidłowości

  1. borys pisze:

    … ładne kwiatki!!!

  2. borys pisze:

    i jeszcze jedno. skoro wójt potwierdził, że dawny kierownik jest zatrudniony na umowe o dzieło czy zlecenie i mówi się, że poszedł do pracy w firmie drogowej to czy to jest prawnie ok, że gmina z tą firmą podpisuje umowy i że ta firma wygrywa przetargi w naszej gminie. Brzydko to pachnie

  3. Mieszkaniec pisze:

    Panie Wójcie, mamy nadzieję iż odpowie pan sensownie na wszystkie nieprawidłowości stwierdzone przez RIO i czy wywiązuje się z zaleceń naprawy. Wytłumaczy pan jak to się stało iż taki fachowiec jak nasz były skarbnik dopuścił do tylu błędnych decyzji na szkodę gminy. Czy to faktycznie było powodem jego szybkiej ewakuacji dlaczego Pan na to pozwolił aby odszedł i jak Pan ma zamiar wywiązać go z odpowiedzialności. Czy dyrektorzy i kierownicy w naszej gminie będą skrupulatnie sprawdzani ze swojej wykonywanej pracy i co za tym idzie wynagradzni lub ukarani za rażące błędy. Bo nie może być tak iż dyrektor szkoły zarabia krocie ze względu tylko na znajomości. To samo dotyczy konkursów na stanowiska pracy, aby nie było sytuacji takich jak podpisywanie umów zlecenia ponieważ brak jest chętnych. To wszystko jest z naszych podatków które w większości powinny wracać z powrotem do mieszkańców w postaci piękniejszej gminy a nie upychania kieszeni co cwańszych i bardziej wyrafinowanych w swoim postępowaniu osób. Wszystcy raczej chcemy GMINY pięknej niezadłużonej i bez układów tak samo pewnie jak Pan.

  4. Victoria pisze:

    Można szukać PRAWDY ,gdzieś po całym świecie
    w ustach tej ,,EKIPY” ,już jej nie znajdziecie .
    prawda w naszej gminie,cenna – równa złota ,
    mleko się wylało ,w NAS ,,KURZA ŚLEPOTA „!!!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *